Programska rješenja za Vas

Hotelski informacijski sustav (HIS)

Programski sustav za hotele – eRecepcija integrirana sa XC Visionom i Fast POS-om

U bliskoj suradnji s više domaćih hotela razvijena je verzija eRecepcije za rad na hotelskim recepcijama. Dovoljno jaka za velike hotelske sustave koji imaju više odvojenih objekata raspoređenih u više gradova/država, a opet dovoljno jednostavna i fleksibilna da se može koristiti u manjim hotelima, motelima, hostelima i pansionima.

Glavne prednosti programa

  • Brz i jednostavan vizualni pregled kapaciteta hotela uz naprednu mogućnost filtriranja
  • Brojne integracije: integracija s komercijalnim sustavom XC Vision za komercijalno-skladišno poslovanje, automatska prijava gostiju na eVisitor, integracija sa HT sustavom telefonije u sobama, integracija s Protrade sustavom RFID kartica za ulazak u sobu, mogućnost integracije s online servisima za booking poput Booking.com, mogućnost integracije s Web stranicom hotela
  • Evidencija svih prošlih, sadašnjih i budućih gostiju uz mogućnost slanja newslettera ili mailova prema odabranim gostima
  • Automatizirane liste radova za domaćinstvo – dostupne na klik
  • Brza izrada grupnih rezervacija uz mogućnost naknadnog povezivanja soba radi izrade računa koji obuhvaćaju više prvobitno odvojenih soba
  • Napredni cjenik – za postavljanje neograničenog broja cjenovnih pravila po kojima se automatski generira cijena noćenja za sobe (toliko napredno da svaka soba može imati više cjenovnih pravila koja vrijede samo za tu sobu)
  • User-friendly moderno sučelje i laka navigacija kroz program čine ga vizualno ugodnim i jednostavnim za korištenje recepcionarima – od djelatnika koji nemaju prijašnjeg iskustva u radu na recepciji do iskusnih radnika
  • Program je prilagođen radnom procesu recepcionara na način da smanji količinu potrebnih “klikova” da se ostvari željena akcija u programu

eRecepcija Demo

Uvjerite se i sami u prednosti programa – pregledajte demo verziju.

Za ulazak u demo, koristite podatke za prijavu:

  • Korisničko ime: demo
  • Lozinka: demo

Demo verzija se sporije učitava, pa Vas molimo za strpljenje dok se sustav ne učita.

Demo eRecepcija

Detaljnije o programu možete pročitati ispod, a usput možete i pregledati galeriju slika.

Osnovne značajke programa

  • Dostupnost bilo kada, bilo gdje – budući da se radi o web aplikaciji, ona je dostupna na različitim operativnim sustavima (Windows, Mac i Linux) na udaljenim lokacijama
  • Prilagodljiv (responsive) dizajn – modernim tehnologijama izrade Web sučelja osigurali smo vizualni izgled aplikacije koji se prilagođava monitoru ili uređaju s kojeg se pregledava
  • Jednostavnost, preglednost i pristupačnost – brza i laka rezervacija soba, jednostavni vizualni pregled svih rezervacija i trenutnih gostiju
  • Sigurnost – koristeći suvremeni sustav zaštite podataka, osigurali smo da Vaši poslovni podaci budu zaštićeni prema modernim standardima zaštite podataka
  • Automatizacija – automatskom prijavom gostiju u eVisitor osiguran je zakonski okvir evidencije gostiju uz mogućnost generiranja mjesečnih izvještaja koje TZ (Turistička Zajednica) zahtijeva – na klik
  • Integracija s ERP sustavom – eRecepcija u tandemu s našim ERP sustavom XC Vision, predstavlja jedan cjelokupni integrirani sustav za upravljanje recepcijom hotela, uz mogućnost praćenja skladišno-komercijalnog poslovanja, skladištem wellnessa, restorana, lobby bara, mini barova u sobama i sl. te možda i najbitnije – sustav osigurava pregledne, kvalitetne i pouzdane izvještaje
  • Integracija s Wellnessom, lobby barom i restoranom hotela – Ukoliko imate u sklopu hotela wellness, lobby bar i restoran, eRecepcija je direktno povezana s maloprodajnim kasama u sklopu tih objekata, na kojima se postavi aplikacija za maloprodaju Fast POS
  • Brzina – prilikom izrade eRecepcije vodili smo računa o korisničkom doživljaju, tako da je sustav optimiziran za brzinu rada, osiguravajući najbrži mogući proces izrade računa, zaprimanja gostiju i dr. važne aktivnosti
  • Online upute – za potrebe korisnika, izrađene su online upute za rad u aplikaciji, koje su dostupne na klik u svakom trenutku

Funkcionalnosti programa

Za brzu navigaciju do područja funkcionalnosti koje Vas zanima, možete koristiti linkove ispod ili krenite redoslijedom – micanjem prema dolje:

Napomena: Kliknite na sliku za pregled galerije slika programa.

Početni ekran – brzi pregled dolazaka i trenutnog zauzeća

Početni ekran programa prikazuje tablični pregled svih dolazaka po odabranom periodu (standardno 7 dana) i tablični pregled trenutnog zauzeća za odabrani poslovni objekt po sobama hotela.

eRecepcija - Početni prozor programa

Tablični pregled rezervacija

Modul “Rezervacije” predstavlja jednu od osnovnih funkcionalnosti za upravljanje sobama, gostima i rezervacijama. U njemu se tablično može vidjeti zauzetost svih soba uz naprednu mogućnost filtriranja. Mogu se pregledati sve rezervacije gostiju, koje se mogu filtrirati po datumu dolaska ili odlaska gostiju te po datumu izrade rezervacije, kao i po statusu (Booked, CheckedIn, CheckedOut…) ili po nazivu rezervacije.

Odabirom rezervacije, mogu se pregledati njeni detalji, dodati nova smještajna jedinica pod rezervaciju ili naplatiti sve usluge i konzumirani proizvodi. Na prikazu su također vidljive sve napomene uz rezervaciju te povezani računi koji se brzo mogu ispisati.

Tablični pregled rezervacija

Grafički/kalendarski pregled rezervacija

U modulu “Pregled kapaciteta” vidljiv je kalendarski prikaz svih smještajnih jedinica prema odabranom vremenskom periodu, poslovnoj jedinici i grupi kapaciteta. Svaka rezervacija je jasno vidljiva i prikazuje se zasebno sa svojom bojom ovisno o statusu rezervacije. Snaga grafičkog tj. kalendarskog prikaza je u tome što recepcionar vrlo brzo može vidjeti sobe koje su zauzete, one u kojima se danas očekuju gosti ili one u kojima su gosti na odlasku.

U grafičkom prikazu se ujedno može brzo napraviti rezervacija za željeni period jednostavno klikom na željeni period i željenu sobu. Također se vrlo lako vide svi detalji i akcije koje recepcionar treba napraviti s postojećim zauzetim sobama ili rezervacijama.

Grafički pregled kapaciteta

Izrada individualnih rezervacija

Izrada rezervacija može se raditi kroz grafički ili tablični prikaz rezervacija – recepcionar slobodno odabire sučelje koje više odgovara navikama i potrebi. Proces izrade je direktan, brz i jednostavan, a obvezna polja mogu se prilagoditi hotelskom poslovnom procesu, tako da recepcionar ispunjava točno one podatke koje hotel zahtijeva. Svakim postojećim zauzećem ili novo-izrađenom rezervacijom može se upravljati – samo se odabere akcija koja se želi odraditi (npr. izmijeniti period, dodati/obrisati gosta, dodati/obrisati usluge ili proizvode ili izraditi račun). Rezervacije koje nemaju račune ili pristigle goste, mogu se obrisati, no ako su gosti već odsjeli u sobe, njihov smještaj je programski zaštićen od brisanja, čime se štiti integritet sustava i sprječava potencijalna zlouporaba.

Izrada nove rezervacije

Grupne rezervacije

Radi brze izrade rezervacija za više soba (obično agencijske grupne rezervacije) razvijen je sustav grupnih rezervacija. U njemu se vrlo lako vide raspoloživi kapaciteti po vrsti sobe za odabrani period. Ako sustav pronađe raspoložive sobe prema traženoj specifikaciji za zadani period, može se kreirati grupna rezervacija koja objedinjava više soba. Grupne rezervacije obično nisu odmah potvrđene nakon raspitivanja agencija, tako da se može staviti i opcija valjanosti za rezervaciju tj. kreira se rezervacija u čekanju. Ukoliko se rezervacija u čekanju ne potvrdi, sustav neće ni kreirati pripadajuće rezervacije soba. Potvrdom grupne rezervacije, sustav izrađuje povezane rezervacije za sve odabrane sobe čime se kasnije omogućuje izrada računa koji objedinjuje sve sobe i usluge uključene u grupnu rezervaciju.

Grupne rezervacije

Upravljanje rezervacijama

Klikom na gumb “Detalji”, koji je dostupan kod svake rezervacije, otvara se detaljan pregled te rezervacije. Na detaljima mogu se vidjeti sve informacije koje su potrebne recepcionaru da zadovolji potrebe i očekivanja gosta prema hotelu.

Detalji rezervacije

Na rezervaciju se dodaju pridošli gosti kroz proces dodavanja gostiju i budući da je eRecepcija direktno integrirana s eVisitor aplikacijom Turističke Zajednice, prilikom dodavanja gostiju, oni se automatski prijavljuju na eVisitor, dok se za automatsku odjavu brine sama eVisitor aplikacija. Boravišne pristojbe se automatski dodaju ovisno o sezoni, lokaciji hotela i dobi gostiju, tako da recepcionar ne treba voditi računa o takvim stvarima – čime se uvelike smanjuje mogućnost greške djelatnika. Radi situacija dolaska veće količine gostiju (grupa) omogućen je brzi smještaj gostiju u sobe – uz upis samo osnovnih podataka (ime i prezime).

Detalji rezervacije

Prilikom boravka gostiju, često su konzumirane razne usluge i artikli – to se sve evidentira na rezervaciji i naplaćuje pri odlasku gostiju. Na detaljima rezervacije recepcionar može raditi bilo kakve potrebne izmjene na postojećim uslugama i artiklima te dodavati nove ili brisati postojeće. Artikli i usluge se u većini slučajeva automatski generiraju i razdužuju u skladištu prema poslovnim pravilima hotela (ako su dobro definirana).

Na detaljima rezervacije, kao i na tabličnom ili grafičkom prikazu rezervacija, mogu se izraditi ponude, potvrde rezervacija, predujmovi i računi za individualnu ili grupnu rezervaciju. Slični proces je kod svakog dokumenta te recepcionar je vođen kroz nekoliko obveznih koraka sve do ispisa odabranog dokumenta. Mogu se odabrati više različitih vrsta plaćanja te se može izraditi R1 ili običan račun za gosta, agenciju ili treću stranu (fizičku ili pravnu osobu). Uz to, svi dokumenti mogu se ispisivati na više jezika.

1. korak izrade računa - Odabir artikala

Domaćinstvo

Radi jednostavnosti upravljanja radovima domaćinstva hotela, razvijen je modul “Domaćinstvo”. Kroz ovaj modul, recepcionar može na klik dobiti izvještaj dnevnih radova i planiranih čišćenja po sobama. Najavljeni radovi i čišćenja automatski se generiraju prema zadanim pravilima hotela (npr. svakodnevno čišćenje ili zamjena posteljine svaka 3 dana). Radovi se mogu unijeti i ručno ukoliko gost specifično zatraži naknadno čišćenje ili se dogodi kakva nezgoda.

Domaćinstvo - čišćenje i pospremanje smještajnih jedinica

Evidencija gostiju

Svaki gost koji je odsjeo u jednom periodu u hotelu, vidljiv je u imeniku gostiju uz sve njegove raspoložive podatke. Uz to, vidljive su sve prijave gostiju na eVisitor, čime se lagano provjerava da li su svi gosti prijavljeni i kada. Ukoliko određeni gost nije bio prijavljen zbog npr. prekida u vezi s eVisitorom, jednostavno klikom na gumb “prijava”, gosti se ponovno mogu prijaviti.

Imenik gostiju - prikazuje sve goste koji su odsjeli kod Vas

Matični podaci i cjenik

Program omogućava svakom korisniku (hotelu) da si samostalno popuni matične podatke koje će koristiti. To u praksi znači da se program lako prilagođava poslovnoj praksi hotela koji ga koristi. Npr. unos novih artikala ili soba, mijenjanje njihovih značajki, grupiranje soba u grupe kapaciteta koje se lakše kasnije filtriraju i sl. To sve uvelike olakšava početno postavljanje programa i eventualne kasnije prilagodbe.

Jedna od glavnih prednosti programa je napredan cjenik. Toliko je fleksibilan da može obuhvatiti sve moguće kombinacije ovisno o vrsti gosta, sezoni, vrsti usluge te da li će se cijena računati po danu ili po osobi. Po potrebi, svaka soba može imati svoja cjenovna pravila kroz cijelu godinu poslovanja.

Popis artikala

Wellness & Spa, restoran, lobby bar i mini bar

Ukoliko u hotelu imate Wellness & Spa, restoran i/ili lobby bar, svaki od tih objekata potrebno je integrirati sa cjelokupnim poslovanjem hotela. To znači da je potrebno pratiti i upravljati skladištima tih objekata i planirati nabavu za njihovo ispravno funkcioniranje. eRecepcija je integrirana sa XC-Vision poslovnim sustavom za komercijalno-skladišno poslovanje kao i Fast POS sustavom za maloprodajne blagajne. Svaka naplaćena usluga/proizvod može se prenijeti na gosta ili sobu, tako da gost može platiti jednokratno na kraju boravka.

Smještajne jedinice

U program možete unijeti koliko god soba hotel sadrži – raspoređenih po neograničenom broju poslovnih objekata (hotela) te svaka smještajna jedinica može imati svoju cjenovnu kategoriju.

Smještajne jedinice

Automatski import tečajne liste

Budući da program podržava prikaz cijena u više valuta, omogućen je automatski import tečajne liste na dnevnoj bazi. Standardno se uvozi tečajna lista HNB-a, ali se može postaviti i od drugih banaka po potrebi i ako one to podržavaju.

Tečajna lista - Automatski unos tečaja

Napredni izvještaji

Kroz program se vrlo lako mogu dobiti korisni izvještaji za željeno vremensko razdoblje. To uključuje:

  • Financijski izvještaj – prikazuje prihod po odabranom vremenskom periodu prema vrsti plaćanja i uz rekapitulaciju poreza
  • Lista računa – prikazuje sve izdane račune u zadanom vremenskom periodu
  • Knjiga gostiju – prikazuje sve goste koji su odsjeli u hotelu po vrsti gosta i odabranom razdoblju
  • BP analiza – prikazuje naplaćene boravišne pristojbe po poslovnoj jedinici i odabranom vremenskom periodu te broj noćenja po državljanstvu gostiju
  • Analiza smještajnih jedinica – prikazuje promet po svim hotelima i sobama za zadani period
  • Izvještaji za pripremu restorana – dostupni na klik – ispisuju dnevne liste gostiju najavljenih za doručak, ručak i večeru ili periodični izvještaj koji se koristi za pripremu namirnica za restoran smještajnog objekta
Financijski izvještaji

Upute

Uvijek prisutne upute, dostupne su korisnicima na klik u programu.

Upute

Za sve dodatne informacije ili prezentaciju programa, slobodno nas kontaktirajte.

Cijena programa na upit (ovisi o više faktora poput broja lokacija i veličine hotela).